Waarom worden goede plannen niet uitgevoerd?

Van plannen naar uitvoeren. Een reis van duizend mijlen begint met één stap (Laozi, Tao Te Ching).

Goede plannen stranden zelden op visie of kwaliteit. Ze stranden op eigenaarschap op het doen. Verandering is logistiek: een agenda, een mandaat, een beschermd uur en iemand die belt als je het mist. Wie dat organiseert, heeft geen beter plan nodig. Twee verhalen en een recept voor twaalf weken.

Begin september. Het regent. De vakantiekoffers staan nog half uitgepakt in de gang, er dwarrelt zand uit een strandtas op de mat. Ik open het bestand Bedrijfsplan 2025 en voel dat kleine knikje in mijn maag. Zo veel slimme voornemens. Zo weinig vinkjes. Herkenbaar?

Wat gebeurde er met het plan in de folie?

Ik heb dat vaker gezien. Ooit werkte ik bij een grote uitgeverij die anders wilde gaan werken. McKinsey kwam binnen, met strakke pakken en nog strakkere slides. Maanden later lag er een prachtig, gebonden plan. Elk lid van het managementteam een eigen exemplaar, keurig in folie, zodat het onderweg niet zou beschadigen.

Een jaar later sta ik in het kantoor van de directeur. Ik kijk naar zijn boekenkast en daar ligt het: het plan. Nog in de folie. Ik moest lachen en slikken tegelijk. Het plan was waarschijnlijk uitstekend. Niemand was eraan toegekomen. De waan van de dag had gewonnen.

Wat deed de hoogwerker in de tuin van Yalom?

Jaren later las ik in de trein een verhaal van de Amerikaanse psychiater Irvin D. Yalom [BRON: Het uur van het hart, 2024]. Een man zocht hulp: ongelukkig, geen partner. Therapie hielp niet. Toen Yalom een keer bij hem thuis kwam, zag hij dat het huis een verzamelparadijs was. Stapels, dozen, paden. Als hij al eens een date mee naar huis nam, rende ze gillend weg.

In diezelfde tijd had Yalom zelf een vrouw ingehuurd om zijn post te doen, rekeningen te betalen en dingen te regelen terwijl hij in Europa een boek schreef. Na zijn terugkeer bleef zij dingen voor hem doen en trok steeds meer naar zich toe. Op een dag trof hij in zijn tuin een hoogwerker. Zij stond op het gras aanwijzingen te geven hoe de boom gesnoeid moest worden. Yalom had een haat-liefdeverhouding met haar en ontsloeg haar drie keer, maar ze bleef verschijnen. En eerlijk is eerlijk: hij functioneerde beter met haar dan zonder, hoe lastig hij het ook vond om dat toe te geven.

Een paar jaar later kwam hij de man weer tegen. Stralend. Partner, kinderen, leven op de rails. Yalom dacht dat zijn therapie uiteindelijk toch had gewerkt, al kon hij zich dat niet voorstellen. Hij besloot het te vragen. Het kwam door iets anders. Na de laatste vruchteloze sessie had Yalom hem het nummer van zijn regelaar gegeven. Ze was langsgekomen, had het huis leeggetrokken, routines ingericht, betalingen geregeld. Er kwam orde. En in die orde kreeg verandering eindelijk een kans.

Wat zegt dit over veranderen?

Die twee scènes, het plan in de folie en de hoogwerker op het gazon, zetten mij nog steeds aan het denken. We houden van denken over verandering. We schrijven, tekenen, plannen. Verandering zelf is logistiek. Het is agenda, mandaat, terugkoppeling, iemand die belt, duwt, meedenkt, uitvoert. Het is vuilniszakken vullen en besluiten nemen. Het is een prullenbak en een tijdsblok van zestig minuten zonder e-mail, in plaats van nog een hoofdstuk.

Waarom het zo moeilijk is om dat uur te beschermen, schreven we in Tanken voor je vertrekt: ons brein geeft nu voorrang op later, ook als we weten dat later uitbetaalt.

Waar zit de kramp van trots?

Hier schuurt trots. Dit zou ik toch zelf moeten kunnen? Die zin ken ik van binnenuit. Het voelt afhankelijk om een opruimcoach, een virtuele assistent, een teamcoach of een implementatiebegeleider in te schakelen. Het voelt alsof je toegeeft dat je het niet kunt.

Kijk eerlijk naar je afgelopen jaar. Hoeveel van je mooie voornemens zijn daadwerkelijk geland? Soms is volwassen professionaliteit precies dit: erkennen dat je omgeving sterker is dan je wilskracht, en daarom je omgeving laten versterken.

Hoe begin je morgen?

Klein en concreet werkt het best. Geen verplichting, wel een beproefd recept.

• Kies maximaal drie uitkomsten voor het komende kwartaal. Meer past niet naast het gewone werk.
• Plan één vast moment per week voor het taaiste stuk. Bijvoorbeeld maandag om negen uur. Niet nadenken, doen.
• Regel een aanspreekpunt dat meekijkt en je belt als je het blok mist. Dit is de regelaar uit het verhaal van Yalom.
• Sluit elke week af met drie regels. Gedaan, volgende stap, blokkade.
• Herhaal twaalf weken en evalueer pas daarna. Eerder evalueren is een manier om te stoppen.

In onze organisatiebegeleiding is dit de derde fase, de borging: de periode waarin iemand van buiten tussen het plan en de waan van de dag blijft staan tot het ritme vanzelf loopt. Wie het voor zichzelf wil organiseren, vindt datzelfde ritme in coaching.

Wat miste het plan in de folie?

Geen visie en geen kwaliteit. Het miste eigenaarschap op het doen. En wat had de cliënt van Yalom wel? Iemand die tussen het leven en de goede bedoelingen ging staan en de brug bouwde, plank voor plank.

Dus als je nu terugkomt van vakantie en je herkent die knoop in je maag: leg je trots even naast je toetsenbord. Huur iemand in die expert is in precies dat stuk waar jij blijft steken. Geef mandaat. Spreek ritme af. Laat je desnoods achter je broek aan zitten. Noem het wc-eend, noem het volwassen worden, mij om het even. Als het maar gebeurt.

Je hebt geen beter plan nodig. Je hebt een eerste stap nodig, een beschermd uur, en iemand die zorgt dat je hem elke week zet. De rest volgt.

Veelgestelde vragen

Waarom worden goede plannen niet uitgevoerd?

Omdat verandering logistiek is en plannen dat niet zijn. Een plan beschrijft de bestemming; de uitvoering vraagt een agenda, een mandaat, een beschermd tijdsblok en terugkoppeling. Zonder die vier wint de waan van de dag, hoe goed het plan ook is. Het plan bij de uitgeverij miste geen visie of kwaliteit, het miste eigenaarschap op het doen.

Is het zwak om hulp in te schakelen bij de uitvoering?

Het voelt zo, en dat is trots. Je omgeving is sterker dan je wilskracht. Wie dat erkent en zijn omgeving laat versterken, met een regelaar, een coach of een implementatiebegeleider, gedraagt zich volwassen professioneel. De cliënt van Yalom veranderde niet door een inzicht, maar doordat iemand orde bracht. In die orde kreeg verandering een kans.

Hoe zet je een plan om in uitvoering?

Kies maximaal drie uitkomsten voor een kwartaal. Plan één vast moment per week voor het taaiste stuk. Regel een aanspreekpunt dat je belt als je dat blok mist. Sluit elke week af met drie regels: gedaan, volgende stap, blokkade. Herhaal dat twaalf weken en evalueer pas daarna. Klein, ritmisch en met iemand erbij; dat is het hele recept.